項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的運(yùn)作規(guī)律
發(fā)布時(shí)間：2013-06-24 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)是監(jiān)理單位派駐工程項(xiàng)目開展項(xiàng)目監(jiān)理工作的組織機(jī)構(gòu)，它是為完成具體工程項(xiàng)目監(jiān)理任務(wù)而建立起來的基層組織。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)由總監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員組成，其組織結(jié)構(gòu)形式、工作程序和工作方法通常要遵循一定的規(guī)律。本文擬從項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容入手，簡(jiǎn)要闡述其運(yùn)作規(guī)律，供業(yè)內(nèi)同行參考。
1 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)具有其自身的組織特性，這些特性決定了項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行的要求，決定了項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通和信息管理的要求。
1.1 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)是為了完成項(xiàng)目監(jiān)理的目標(biāo)和任務(wù)而設(shè)立的，所以具有目的性 由于項(xiàng)目各參加者來自不同企業(yè)或部門，各自有獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)利益和權(quán)力。它們各自承擔(dān)一定范圍的項(xiàng)目責(zé)任，按項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行工作。所以在項(xiàng)目中存在共同目標(biāo)與不同利益群體目標(biāo)之間的矛盾。要取得項(xiàng)目的成功，在項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)計(jì)、實(shí)施和運(yùn)行過程中必須切合項(xiàng)目的特點(diǎn)。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的建立應(yīng)考慮在項(xiàng)目實(shí)施過程中各參加者之間的合作，任務(wù)和職責(zé)，工作流、決策流和信息流，以及項(xiàng)目其它的特殊要求，這樣才能最有效地完成項(xiàng)目任務(wù)。
1.2 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)是一次性組織，其工作經(jīng)驗(yàn)具有長(zhǎng)期結(jié)累性 由于每個(gè)具體工程項(xiàng)目都是一次性的，所以項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)也具有一次性特點(diǎn)。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的壽命周期與它在項(xiàng)目中所承擔(dān)任務(wù)（由合同約定）的時(shí)間長(zhǎng)短有關(guān)。項(xiàng)目結(jié)束或相應(yīng)項(xiàng)目任務(wù)完成后，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)隨即解散或重新構(gòu)成其它項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)。即使一些經(jīng)常從事相近項(xiàng)目監(jiān)理任務(wù)的機(jī)構(gòu)，盡管人員隊(duì)伍未變，但由于不同的機(jī)構(gòu)有不同的目的性、不同的對(duì)象、不同的合作者，也應(yīng)認(rèn)為原有機(jī)構(gòu)不復(fù)存在。盡管項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織是一次性的，但由于其工作內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定，所以機(jī)構(gòu)成員的工作經(jīng)驗(yàn)仍將得到積累，并帶入下一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中得到應(yīng)用，從而能夠不斷提高項(xiàng)目管理水平。
1.3 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與所隸屬的監(jiān)理企業(yè)之間有復(fù)雜的關(guān)系 機(jī)構(gòu)成員既是本項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)成員，又是所屬監(jiān)理企業(yè)的一名員工。企業(yè)和機(jī)構(gòu)之間存在如下復(fù)雜的關(guān)系：
（1）企業(yè)組織是長(zhǎng)期的穩(wěn)定組織，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)依附于企業(yè)，機(jī)構(gòu)的人員常常由企業(yè)提供，有些任務(wù)甚至直接由企業(yè)部門完成。一般項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)只能適應(yīng)而不能調(diào)整企業(yè)組織。因此，企業(yè)的運(yùn)行方式、企業(yè)文化、責(zé)任體系、運(yùn)行機(jī)制、分配形式、管理機(jī)制直接影響到項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織行為。
（2）企業(yè)和機(jī)構(gòu)之間存在一定的責(zé)權(quán)利關(guān)系。企業(yè)既要保證企業(yè)對(duì)機(jī)構(gòu)的控制，使項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略總計(jì)劃，又要賦予機(jī)構(gòu)一定的自主權(quán)，以保證項(xiàng)目監(jiān)理順利成功。所以企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展戰(zhàn)略對(duì)機(jī)構(gòu)的影響很大，機(jī)構(gòu)運(yùn)行常常受到企業(yè)的干預(yù)。
（3）由于企業(yè)資源有限，因此在企業(yè)承擔(dān)項(xiàng)目監(jiān)理?xiàng)l件下企業(yè)與機(jī)構(gòu)之間存在復(fù)雜的資源配置問題。
（4）機(jī)構(gòu)成員有時(shí)同時(shí)承擔(dān)多項(xiàng)任務(wù)，則機(jī)構(gòu)內(nèi)部存在資源配置的次序問題，而且往往要改變工作方式。
（5）機(jī)構(gòu)管理者對(duì)內(nèi)實(shí)行行政管理，對(duì)外實(shí)行合同管理并承擔(dān)合同義務(wù)。
2 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織設(shè)計(jì)
2.1 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織設(shè)計(jì)的主要任務(wù)是：
（1）確定項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)。由于項(xiàng)目監(jiān)理的對(duì)象是項(xiàng)目，項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)由項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)確定，主要體現(xiàn)在工期、質(zhì)量、費(fèi)用三大目標(biāo)上。
（2）確定項(xiàng)目監(jiān)理工作的任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力。按照委托監(jiān)理合同，業(yè)主必須對(duì)監(jiān)理工程師授權(quán)，這些權(quán)力是監(jiān)理工程師為履行合同義務(wù)所必需的。
（3）確定項(xiàng)目監(jiān)理的工作流程、操作程序、工作邏輯關(guān)系。通過流程分析，可以構(gòu)成一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，確定各種管理職能的關(guān)系。監(jiān)理工作流程的設(shè)計(jì)是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)監(jiān)理工作的有序進(jìn)行以及監(jiān)理信息系統(tǒng)的運(yùn)行有很大影響。
（4）確定監(jiān)理工作任務(wù)，落實(shí)人員職責(zé)�？偙O(jiān)向各職能人員授權(quán)，作出監(jiān)理工作任務(wù)分配表。確定項(xiàng)目監(jiān)理組織成員之間，以及與外界及上層系統(tǒng)的職責(zé)關(guān)系，權(quán)力界限，工作聯(lián)系。
（5）建立監(jiān)理行為規(guī)范，作為項(xiàng)目監(jiān)理組織內(nèi)部的規(guī)章制度。
（6）在上述基礎(chǔ)上進(jìn)行監(jiān)理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。即按照監(jiān)理工作流程和工作職責(zé)，確定工作過程中的信息流程，包括信息流程設(shè)計(jì)，信息文件設(shè)計(jì)，信息處理過程設(shè)計(jì)等。
2.2 項(xiàng)目監(jiān)理組織設(shè)計(jì)的主要步驟如下：
（1）監(jiān)理任務(wù)分析。根據(jù)監(jiān)理委托合同中確定的監(jiān)理目標(biāo)對(duì)監(jiān)理任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分析，并根據(jù)監(jiān)理項(xiàng)目的規(guī)模和性質(zhì)，對(duì)監(jiān)理工作內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)臍w納和組合。
（2）繪制組織結(jié)構(gòu)圖。監(jiān)理組織結(jié)構(gòu)沒有固定的模式，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理任務(wù)和內(nèi)容要求，本著適應(yīng)、精干、高效的原則，合理設(shè)計(jì)組織層次、職能及人員配置的組織機(jī)構(gòu)框圖。
（3）配備監(jiān)理人員。根據(jù)責(zé)權(quán)利統(tǒng)一的原則，體現(xiàn)職能落實(shí)、人才配置與使用合理，并應(yīng)考慮充分發(fā)揮人員潛能和積極性的原則。
（4）制定崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程。根據(jù)委托監(jiān)理合同確定的監(jiān)理內(nèi)容編制相應(yīng)的監(jiān)理工作流程框圖。
3 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的人員配備項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的人員配置要合理。實(shí)踐證明，工程項(xiàng)目監(jiān)理工作質(zhì)量和水平，關(guān)鍵在于現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)組成人員的素質(zhì)和綜合能力。一位可信賴的項(xiàng)目總監(jiān)和一個(gè)高效精干、配置合理的監(jiān)理班子是項(xiàng)目法人接受監(jiān)理單位的先決條件。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的監(jiān)理人員應(yīng)專業(yè)配套、數(shù)量滿足工程項(xiàng)目監(jiān)理工作的需要。監(jiān)理行業(yè)是一種管理型服務(wù)行業(yè)，機(jī)構(gòu)的人員組成應(yīng)具有合理的職稱結(jié)構(gòu)，即與項(xiàng)目監(jiān)理業(yè)務(wù)相適應(yīng)的高、中、初級(jí)職稱的人員比例。一般來說，施工階段監(jiān)理機(jī)構(gòu)組成人員的職稱結(jié)構(gòu)，宜以中級(jí)職稱為主，約占人員總數(shù)的60%，但項(xiàng)目總監(jiān)和主要專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)具有高級(jí)職稱，專業(yè)監(jiān)理工程師也應(yīng)具有中級(jí)及其以上技術(shù)職稱。工程監(jiān)理實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制，總監(jiān)的工作能力和業(yè)務(wù)水平在相當(dāng)程度上決定了現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目監(jiān)理工作的成效。因而，監(jiān)理單位在投標(biāo)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真確定合適的人選，這既是對(duì)建設(shè)單位負(fù)責(zé)，更是監(jiān)理單位對(duì)自身的形象和信譽(yù)負(fù)責(zé)。專業(yè)人員結(jié)構(gòu)的合理配套，監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目法人對(duì)監(jiān)理的委托范圍及內(nèi)容要求，本著精干高效的原則，針對(duì)被監(jiān)理工程的性質(zhì)特點(diǎn)，合理選配好各種專業(yè)人員，特別是各主要專業(yè)的監(jiān)理工程師人選，做到專業(yè)人才合理配套。監(jiān)理機(jī)構(gòu)要制定相應(yīng)的管理制度和操作程序。管理制度和程序一般應(yīng)包括監(jiān)理單位內(nèi)部制定的職業(yè)準(zhǔn)則和行為規(guī)范、崗位職責(zé)和部門職責(zé)、監(jiān)理工作制度和程序、內(nèi)部管理制度等，它們是衡量監(jiān)理單位實(shí)行制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的綜合水平和能力。
4 組織協(xié)調(diào)與溝通職能
4.1 協(xié)調(diào)的作用 協(xié)調(diào)是工程監(jiān)理的一項(xiàng)重要工作。協(xié)調(diào)可使矛盾著的方面向統(tǒng)一體轉(zhuǎn)化，從而使項(xiàng)目的實(shí)施和運(yùn)行過程順利。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，總監(jiān)是協(xié)調(diào)的中心和溝通的橋梁。有整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目定義、設(shè)計(jì)和計(jì)劃、實(shí)施控制中有著各式各樣的協(xié)調(diào)工作。例如：項(xiàng)目目標(biāo)因素的協(xié)調(diào)；各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目實(shí)施過程的協(xié)調(diào)；各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目參加著之間的組織協(xié)調(diào)等。所以協(xié)調(diào)作為一種管理方法貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中。在各種協(xié)調(diào)中，組織協(xié)調(diào)具有獨(dú)特的地位，它是其它協(xié)調(diào)有效性的保證。只有通過積極的組織協(xié)調(diào)才能達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)全面協(xié)調(diào)的目的。
4.2 溝通 溝通是組織協(xié)調(diào)的基本方法和手段。組織協(xié)調(diào)的程度和效果常常取決于各項(xiàng)目參與者之間溝通的程度。通過溝通，不但可以解決各種協(xié)調(diào)的問題，如在技術(shù)、過程、邏輯、管理方法和程序中間的矛盾、困難和分歧，而且還可以解決各參與者心理的和行為的障礙和爭(zhēng)執(zhí)。通過溝通可以達(dá)到：
（1）使目標(biāo)明確。項(xiàng)目參與者對(duì)項(xiàng)目的總目標(biāo)達(dá)成共識(shí)，以總目標(biāo)作為群體目標(biāo)，作為大家的行動(dòng)指南。溝通的目的是要化解組織之間的矛盾和爭(zhēng)執(zhí)，以便在行動(dòng)上協(xié)調(diào)一致，共同完成項(xiàng)目的總目標(biāo)�？偙O(jiān)一方面要研究業(yè)主的總目標(biāo)、戰(zhàn)略、期望，另一方面在作系統(tǒng)分析、計(jì)劃及控制前，把總目標(biāo)通報(bào)給項(xiàng)目監(jiān)理成員及有關(guān)各方，使每個(gè)成員、各個(gè)方面互相理解和了解，建立和保持較好的協(xié)作精神，積極地為項(xiàng)目工作。
（2）使人們的行為達(dá)到一致，減少摩擦、對(duì)抗，化解矛盾。
（3）保持項(xiàng)目的目標(biāo)、結(jié)構(gòu)、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施狀況的透明性。當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)困難時(shí)，使大家有信心、有準(zhǔn)備，齊心協(xié)力。溝通是計(jì)劃、組織、激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)和控制等管理職能有效性的保證。工作中產(chǎn)生的誤解、摩擦、低效等問題很大一部分原因可以歸咎于溝通上的失敗。5 項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織工作的基本原則要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)，項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)必須是高效率的。項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和運(yùn)行應(yīng)符合組織學(xué)的基本原則，這些基本原則主要有：
5.1 目標(biāo)統(tǒng)一原則 一個(gè)組織要有效運(yùn)行，各成員必須有明確統(tǒng)一的目標(biāo)。這就要求：機(jī)構(gòu)成員應(yīng)就總目標(biāo)達(dá)成一致：在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、合同、計(jì)劃、組織管理規(guī)則等文件中貫徹總目標(biāo)；在項(xiàng)目的全過程中顧及各方面的利益，使項(xiàng)目參與者各方的權(quán)益和義務(wù)關(guān)系達(dá)到統(tǒng)一；為了實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一目標(biāo)，項(xiàng)目在實(shí)施過程中必須統(tǒng)一指揮、有統(tǒng)一的方針和策略。
5.2 權(quán)責(zé)平衡、授權(quán)合理原則 在機(jī)構(gòu)的組織設(shè)置過程中應(yīng)明確各成員間的職責(zé)和權(quán)限，并通過授權(quán)、組織規(guī)則等文件定義。該原則主要體現(xiàn)在責(zé)權(quán)利一致。機(jī)構(gòu)各成員的責(zé)任和權(quán)力應(yīng)保持對(duì)等。成員擁有哪些權(quán)力，即要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。同樣，成員要承擔(dān)哪些責(zé)任，則必然擁有相應(yīng)的權(quán)力。例如：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)建立后，監(jiān)理企業(yè)法人代表應(yīng)依據(jù)委托監(jiān)理合同向總監(jiān)頒發(fā)授權(quán)委托書，總監(jiān)根據(jù)委托書向法人代表提交責(zé)任保證書。這種授權(quán)委托與責(zé)任保證關(guān)系實(shí)際構(gòu)成了一種契約關(guān)系，能夠有效保證責(zé)任和權(quán)力的落實(shí)。機(jī)構(gòu)設(shè)置必須形成合理的職權(quán)結(jié)構(gòu)和職權(quán)關(guān)系。沒有授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)會(huì)導(dǎo)致缺乏活力或失控，使項(xiàng)目上的許多日�，嵥閱栴}提交高層處理，導(dǎo)致高層無力為重大問題進(jìn)行決策和控制。
5.3 適用性和靈活性原則 應(yīng)確保機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)適應(yīng)于項(xiàng)目的規(guī)模和特點(diǎn)。通常一個(gè)監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部，不同的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)有不同的組織形式，甚至一個(gè)機(jī)構(gòu)在不同建設(shè)階段也有不同的組織形式。項(xiàng)目監(jiān)理結(jié)構(gòu)應(yīng)便于領(lǐng)導(dǎo)，組織機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，人員精悍，保持最小規(guī)模，并在運(yùn)行過程中應(yīng)經(jīng)常性地檢查和評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)的有效性和適應(yīng)性。
5.4 管理跨度與管理層次的相互適應(yīng)原則 為實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置常常在管理跨度與管理層次之間進(jìn)行權(quán)衡。管理跨度是指某一組織單元直接管理下一層次的組織單元的數(shù)量，管理層次是指一個(gè)組織總的結(jié)構(gòu)層次。通常管理跨度窄造成組織層次多，反之管理跨度寬則造成組織層次少。
5.5 總負(fù)責(zé)制原則 總監(jiān)作為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的組織者，具有雙重身份：一方面是受監(jiān)理企業(yè)法人代表授權(quán)，作為監(jiān)理企業(yè)履行委托監(jiān)理合同的代表：一方面在監(jiān)督承包合同履行時(shí)，又是建設(shè)單位的代表。因此，總監(jiān)除領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)開展監(jiān)理工作外，當(dāng)建設(shè)工程施工合同雙方發(fā)生合同爭(zhēng)議時(shí)，同時(shí)具有合同管理的職責(zé)。對(duì)總監(jiān)的授權(quán)，一般應(yīng)依據(jù)委托監(jiān)理合同、國(guó)家法律法規(guī)及《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》進(jìn)行。
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