規(guī)范使用監(jiān)理工程師通知單
發(fā)布時(shí)間：2013-06-25 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
工地例會(huì)作為現(xiàn)場參建各方溝通情況、交流信息，協(xié)調(diào)處理、解決合同履行中存在問題的一種會(huì)議方式，在日常監(jiān)理工作中得到了業(yè)主、施工單位的一致認(rèn)可。建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范也對(duì)工地例會(huì)如何開好做出了明確規(guī)定。但在具體操作過程中，往往因各種原因，會(huì)議效果達(dá)不到預(yù)期目的，解決不了工程中的實(shí)際問題，使工地例會(huì)失去了應(yīng)有的作用和意義。監(jiān)理單位作為會(huì)議的主持方對(duì)開好工地例會(huì)負(fù)有義不容辭的責(zé)任。在此，談?wù)勎覀冊陂_好工地例會(huì)方面的體會(huì)。希望同行指教。
1 明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議紀(jì)律，并按此嚴(yán)格實(shí)施監(jiān)理方在工地第一次會(huì)議中應(yīng)與各方確定好工地例會(huì)制度，其中對(duì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議紀(jì)律須著重說明。例會(huì)召開時(shí)，現(xiàn)場參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān)、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場，同時(shí)監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師，施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員、安全員也應(yīng)到場。根據(jù)議題需要，邀請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加。由于個(gè)別負(fù)責(zé)人員平時(shí)因工作關(guān)系不能常駐工地，不能全面了解工程情況，而通過參加工地例會(huì)，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場，以便盡快拍板解決工程實(shí)際問題，項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對(duì)確保例會(huì)的成功召開起到表率作用。至于例會(huì)內(nèi)容在建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范中做了明確要求，即：
① 檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況，分析未完事項(xiàng)原因；
② 檢查分析工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實(shí)措施；
③ 檢查分析工程項(xiàng)目質(zhì)量狀況，針對(duì)存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；
④ 檢查工程量核定及工程款支付情況；
⑤ 解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項(xiàng)；
⑥ 其他有關(guān)事宜。隨著《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例》的施行，對(duì)工程現(xiàn)場進(jìn)行安全管理已成為監(jiān)理工作的一部分，故在例會(huì)中也應(yīng)加入對(duì)這方面進(jìn)行檢查分析的內(nèi)容，以便督促整改。對(duì)會(huì)議內(nèi)容的約定是工地例會(huì)能否開好的重要一環(huán)，其中對(duì)整改落實(shí)情況的回顧及對(duì)新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是通過會(huì)議對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全進(jìn)行控制管理的體現(xiàn)，檢查工程量核定及工程款支付情況是處理施工方關(guān)切、保持其工作積極性的重要手段，協(xié)調(diào)解決建設(shè)過程中的矛盾則是理順各方關(guān)系、保證施工順利進(jìn)行所必不可少的。所以說總監(jiān)在主持例會(huì)時(shí)應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決，提高會(huì)議解決實(shí)際問題的效果，增加會(huì)議對(duì)各方的吸引力。
會(huì)議紀(jì)律對(duì)完善和堅(jiān)持例會(huì)制度提供有效保障。以往在開工地例會(huì)時(shí)，我們往往碰到與會(huì)人員缺席遲到、大聲接聽手機(jī)、隨意插話、私下談?wù)撆c會(huì)議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會(huì)議進(jìn)程、影響會(huì)議效果的情況。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會(huì)議紀(jì)律也是必不可少的。在有些工程中，業(yè)主直接將例會(huì)的到會(huì)率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo)，將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對(duì)于原合同中沒有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會(huì)議紀(jì)律的必要性，在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下，在第一次工地會(huì)議時(shí)宣布日后工地例會(huì)的會(huì)議紀(jì)律，并講明對(duì)違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施。對(duì)于制定的規(guī)則，各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，一視同仁。
2 掌握工程信息，了解各方關(guān)切的存在問題，做好會(huì)議準(zhǔn)備為求實(shí)效，會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作是必不可少的。作為主持人的總監(jiān)通過日常巡視、查看資料、談話等方式，在專業(yè)監(jiān)理工程師的協(xié)助下掌握包括進(jìn)度、質(zhì)量、安全、設(shè)計(jì)變更、違約索賠等信息，及時(shí)收集匯總有關(guān)情況，為召開會(huì)議做好準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備工作中，要做好以下幾個(gè)方面的工作：
(1) 了解上次會(huì)議決定的落實(shí)情況，對(duì)仍懸而未決的問題分析原因。
(2) 認(rèn)真收集、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù)，運(yùn)用橫道圖、S 形曲線、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周、月、總進(jìn)度計(jì)劃的比較，獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃工期的差別；據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因、偏差對(duì)后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃的可行措施。
(3) 通過對(duì)例會(huì)周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測實(shí)量，利用具體數(shù)據(jù)來反映例會(huì)周期內(nèi)施工質(zhì)量情況。對(duì)收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法、因果分析圖法、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行靜動(dòng)態(tài)的分析，找出影響工程質(zhì)量的各類因素，并對(duì)癥下藥，找到解決問題的方法。
(4) 對(duì)材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場驗(yàn)收情況和試塊試件見證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
(5) 了解多工種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù)、施工場地機(jī)械分配使用等矛盾，對(duì)矛盾的是非曲直、前因后果有所掌握，從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā)，確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場。
(6) 掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn)、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護(hù)、施工機(jī)具運(yùn)行狀況、施工人員的安全意識(shí)和安全行為等各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，思考解決辦法。
(7) 對(duì)工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準(zhǔn)備工作。
(8) 對(duì)施工單位提交的索賠報(bào)告進(jìn)行審核，分析索賠原因，為合理解決索賠問題做好準(zhǔn)備。
(9) 準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單、通信錄、上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計(jì)表等資料；對(duì)遺漏報(bào)驗(yàn)的工程資料列好清單。為了使工地例會(huì)順利召開，事先應(yīng)通知各方做好準(zhǔn)備，比如讓施工單位做好匯報(bào)工作用的《工程周報(bào)》，周報(bào)內(nèi)可以對(duì)上個(gè)周期內(nèi)的形象進(jìn)度完成情況、質(zhì)量和安全問題整改落實(shí)情況及下周計(jì)劃安排做出說明。同時(shí)，在會(huì)前及時(shí)與涉及會(huì)議內(nèi)容的有關(guān)單位通報(bào)情況，交換意見。尤其在涉及工程聯(lián)系單審核及索賠事宜的處理時(shí)，必須與業(yè)主溝通，協(xié)調(diào)立場，確定處理原則，避免會(huì)上陷于被動(dòng)�？偙O(jiān)對(duì)會(huì)議內(nèi)容做好充分準(zhǔn)備工作后，就為較順利的主持會(huì)議打下基礎(chǔ)。
3 沉穩(wěn)主持，善于傾聽，協(xié)調(diào)立場，明確措施，恰當(dāng)表態(tài)。會(huì)議簽到完成后，總監(jiān)就可按照第一次工地會(huì)議中規(guī)定的例會(huì)議程開始主持會(huì)議。
(1) 在涉及檢查上次例會(huì)議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時(shí)，應(yīng)著重傾聽有關(guān)單位未按時(shí)完成事項(xiàng)的原因，以及進(jìn)一步解決問題的打算；在完成對(duì)有關(guān)原因的分析后，確定單個(gè)或多個(gè)責(zé)任人再次落實(shí)的時(shí)間，確保問題不落實(shí)不放過。這樣，才能達(dá)到例會(huì)的效果，使各方真正重視例會(huì)。 (2) 由施工單位對(duì)上個(gè)例會(huì)周期內(nèi)工程的進(jìn)度、質(zhì)量、安全情況進(jìn)行總結(jié)，做出自我分析，表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施。監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位說明的情況，結(jié)合自身的分析，提出自己的意見。通過敞開討論有關(guān)問題，分析改進(jìn)措施的利弊，達(dá)成共識(shí)，確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時(shí)間。對(duì)施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱，對(duì)施工方的合理要求應(yīng)提請(qǐng)業(yè)主早日給予答復(fù)。比如建議業(yè)主早日對(duì)甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。
(3) 業(yè)主、監(jiān)理單位應(yīng)針對(duì)施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量、安全問題，提出整改要求和整改落實(shí)時(shí)間。如施工方對(duì)有關(guān)整改要求提出異議，則應(yīng)了解其原因，統(tǒng)一意見，明確落實(shí)整改的時(shí)間及措施。
(4) 認(rèn)真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見，鼓勵(lì)各方換位思考存在問題，協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn)，提出有效的解決辦法；必要時(shí)對(duì)各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，避免交叉作業(yè)時(shí)因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭斗的情況。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則；如不成熟，則表明會(huì)后繼續(xù)討論，避免影響會(huì)議進(jìn)展。
(5) 對(duì)施工方關(guān)心的月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報(bào)，并做出相應(yīng)解釋。對(duì)可能產(chǎn)生違約、工期、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警，對(duì)已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋。對(duì)提出的疑義，應(yīng)做適當(dāng)解釋，不宜或不易說明的則應(yīng)表明會(huì)后商討。
(6) 安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級(jí)主管部門的文件精神，宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容。如有條件，在會(huì)議上可以在說明有關(guān)問題時(shí)插放圖表、影像資料，加深與會(huì)人員印象，促進(jìn)問題的解決�？偙O(jiān)在主持會(huì)議中，要注意用詞恰當(dāng)，語氣確切。同時(shí)，在例會(huì)中協(xié)調(diào)處理造價(jià)控制等問題時(shí)，應(yīng)按事先達(dá)成的原則進(jìn)行；對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、安全等問題商討時(shí)，應(yīng)與業(yè)主方達(dá)成默契，爭取業(yè)主方最大支持，確�？刂颇繕�(biāo)實(shí)現(xiàn)。
4 會(huì)議后應(yīng)形成紀(jì)要備查。工地例會(huì)應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄，會(huì)議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會(huì)議記錄整理。主要內(nèi)容有：會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間；會(huì)議主持人；出席者姓名、單位、職務(wù)；會(huì)議內(nèi)容及決議事項(xiàng)，包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位，負(fù)責(zé)人和時(shí)限要求；其它事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要的審簽、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí)，簡明扼要；紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn)；會(huì)議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。
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