監(jiān)理單位的信息管理
發(fā)布時(shí)間：2013-06-25 新聞來源：一覽監(jiān)理英才網(wǎng)
監(jiān)理資料包含文書、檔案、往來信息等原始的或電子的材料。監(jiān)理文檔是監(jiān)理工作信息的重要載體，也是監(jiān)理項(xiàng)目部的工作成果之一，對監(jiān)理單位和建設(shè)單位都有重大作用。
1.文檔管理是建設(shè)單位的需要首先，對文檔進(jìn)行有效管理，是建設(shè)單位的要求。建設(shè)單位在將工程監(jiān)理的任務(wù)委托給監(jiān)理單位以后，并不是就純粹不管不問了，它還需要時(shí)時(shí)一關(guān)注工程的實(shí)施情況，而能夠使其對工程進(jìn)展情況了解得比較清楚的媒介之一，就是監(jiān)理的文檔。
其次，高效的文檔管理，也是監(jiān)理單位自身的需要。一是，為了成功對工程進(jìn)行監(jiān)理，必須有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臋n分類管理辦法，這樣，工程的詳細(xì)情況才可能被監(jiān)理項(xiàng)目組準(zhǔn)確掌握，.從而也為建設(shè)單位所準(zhǔn)確掌握;二是，監(jiān)理單位需要對監(jiān)理人員的工作情況進(jìn)行考核，以決定人員的報(bào)酬和職位進(jìn)行獎(jiǎng)懲升降，而這些最主要的依據(jù)，則是監(jiān)理的文檔;三是，監(jiān)理文檔本身就是監(jiān)理工作經(jīng)驗(yàn)最好的總結(jié)，是監(jiān)理工作最好的培訓(xùn)資料，從培養(yǎng)人員的角度上來說，一套完善的文檔管理體制非常必要。
文檔管理工作應(yīng)由監(jiān)理項(xiàng)目部承當(dāng)，應(yīng)選配思想素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)的監(jiān)理人員進(jìn)行檔案管理，負(fù)責(zé)做好以下各方面的檔案的收集、整理、立卷、保管工作。檔案的管理由監(jiān)理人員負(fù)責(zé)，承建單位也必須保存與之相關(guān)的文檔副本。送檔的資料應(yīng)做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚，手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。所有資料必須分期、分區(qū)、分類(同行業(yè)信息、素材、樣盤、合同、協(xié)議等)管理，時(shí)刻保證資料與實(shí)際情況的統(tǒng)一;負(fù)責(zé)文檔管理人員必須遵守保密原則，確保各方技術(shù)信息不流失。作好監(jiān)理日記及工程大事記;作好合同批復(fù)等各類往來文件的批復(fù)與存檔;作好項(xiàng)目協(xié)調(diào)會、技術(shù)專題會的會議紀(jì)要;管理好實(shí)施期間的各類技術(shù)文檔;提交竣工文檔清單，并且檢查文檔的合格性。
2.文檔管理過程應(yīng)該注意事項(xiàng) (1)文檔的格式應(yīng)該統(tǒng)一。最好能夠結(jié)合監(jiān)理單位自身的MIS C Management Information System，管理信息系統(tǒng))系統(tǒng)和監(jiān)理工程項(xiàng)目管理軟件來統(tǒng)一定義文檔格式，這樣做的好處是便于進(jìn)行管理。
(2)文檔版本的管理。新的版本出來后，舊的版本應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的改變，同時(shí)徹底從管理庫中清除，以保持文檔版本的統(tǒng)一。
(3)關(guān)于文檔的存檔標(biāo)準(zhǔn)。文檔的存檔標(biāo)準(zhǔn)是指某一類型的文檔究竟應(yīng)該保存多長時(shí)間，這個(gè)問題應(yīng)該由監(jiān)理單位根據(jù)國家檔案管理相關(guān)的要求，統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)定。
3.監(jiān)理工程師在歸集監(jiān)理資料時(shí)注意事項(xiàng) (1)監(jiān)理資料應(yīng)及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序;
(2)監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實(shí)施;
(3)監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔;
(4)監(jiān)理檔案的編制及保存應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.建立監(jiān)理檔案的原則 監(jiān)理資料歸集后，應(yīng)該建立工程監(jiān)理檔案進(jìn)行管理，監(jiān)理單位對建立監(jiān)理檔案的原則如下:
(1)為了進(jìn)一步提高建設(shè)監(jiān)理工作水平，促進(jìn)工程建設(shè)監(jiān)理工作的程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，為以后貫標(biāo)工作做好基礎(chǔ)工作，監(jiān)理單位應(yīng)該要求各部門認(rèn)真做好監(jiān)理資料的管理工作;
(2)工程監(jiān)理檔案應(yīng)與工程形象進(jìn)度同步建立，按類別及時(shí)整理歸檔，要求真實(shí)齊全、紙張統(tǒng)一，編有檢索目錄，便于查詢;
(3)全面推廣計(jì)算機(jī)輔助管理，實(shí)現(xiàn)監(jiān)理信息處理的規(guī)范化，提高監(jiān)理工作效率和管理水平。
監(jiān)理單位嚴(yán)格要求信息系統(tǒng)工程人員和編制組完成文檔編制，并且在策略、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、資源分配和編制計(jì)劃方面給予支持。’
5.監(jiān)理單位對文檔工作的責(zé)任 監(jiān)理單位要認(rèn)識到正式或非正式文檔都是重要的，還要認(rèn)識到文檔工作必須包括文檔計(jì)劃、編寫、修改、形成、分發(fā)和維護(hù)等各個(gè)方面。
監(jiān)理單位對文檔工作的支持。監(jiān)理單位應(yīng)為編寫文檔的人員提供指導(dǎo)和實(shí)際鼓勵(lì)，并使各種資源有效地用于文檔開發(fā)。
監(jiān)理單位的主要職責(zé):
(1)建立編制、登記、出版、分發(fā)系統(tǒng)文檔和軟件文檔的各種策略;
(2)把文檔計(jì)劃作為整個(gè)開發(fā)工作的一個(gè)組成部分;
(3)建立確定文檔質(zhì)量、測試質(zhì)量和評審質(zhì)量的各種方法的規(guī)程;
(4)為文檔的各個(gè)方面確定和準(zhǔn)備各種標(biāo)準(zhǔn)和指南;
(5)積極支持文檔工作以形成在開發(fā)工作中自覺編制文檔的團(tuán)隊(duì)風(fēng)氣;
(6)不斷檢查己建立起來的過程，以保證符合策略和各種規(guī)程并遵守有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和指南。
6.項(xiàng)目監(jiān)理單位在項(xiàng)目開發(fā)前應(yīng)決定的事項(xiàng) (1)要求哪些類型的文檔;
(2)提供多少種文檔;
(3)文檔包含的內(nèi)容;
(4)達(dá)到何種級別的質(zhì)量水平;
(5)何時(shí)產(chǎn)生何種文檔;
(6)如何保存、維護(hù)文檔以及如何進(jìn)行通信;
(7)如果一個(gè)軟件合同是有效的，應(yīng)要求文檔滿足所接受的標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定所提供的文檔類型、每種文檔的質(zhì)量水平以及評審和通過的規(guī)程。
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